Accordo di Nomina a Responsabile del Trattamento (DPA)

Il presente Accordo di Nomina a Responsabile del Trattamento ("Accordo" o "DPA") integra i Termini e Condizioni di TimeCorder e si applica quando il Cliente crea un Team, ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 ("Regolamento" o "GDPR"). Definisce le condizioni con cui LineaContinua S.r.l.s tratta, per conto del Cliente, i dati personali dei Membri invitati nel Team.

Definizioni

• "Titolare" designa il Cliente che crea un Team su TimeCorder e vi invita uno o più Membri.
• "Responsabile" designa LineaContinua S.r.l.s, Via San Mirocle 1, 20138 Milano (MI), P.IVA IT10875980962, REA MI-2564422.
• "Interessati" designa i Membri del Team, cioè le persone fisiche i cui dati sono trattati nell'ambito del Team per conto del Titolare.
• I termini "Servizio", "Piano", "Team" e "Membro" hanno il significato loro attribuito nei Termini e Condizioni.

Accettazione e durata

Il presente Accordo si intende accettato dal Titolare nel momento in cui crea un Team, tramite apposita spunta raccolta in fase di creazione, ai sensi dell'art. 28, par. 9, del Regolamento, che ammette la forma elettronica. L'Accordo resta in vigore per tutta la durata del Piano Ensemble collegato al Team ed è automaticamente risolto alla cessazione dello stesso, fermo quanto previsto all'articolo "Cessazione e restituzione o cancellazione dei dati".

Oggetto, natura e finalità del trattamento

Il Responsabile tratta, per conto e su istruzione del Titolare, i dati personali dei Membri necessari all'erogazione del Servizio nell'ambito del Team: registrazione delle ore lavorate, gestione di progetti e attività, generazione di statistiche e report ad uso del Titolare. Il trattamento consiste in operazioni di raccolta, memorizzazione, organizzazione, consultazione ed elaborazione dei dati tramite il Servizio, per finalità esclusivamente strumentali alla gestione del rapporto tra il Titolare e i propri Membri.

Categorie di interessati e di dati trattati

Interessati: i Membri invitati dal Titolare nel Team (es. dipendenti, collaboratori, consulenti del Titolare).

Categorie di dati: dati identificativi (nome, cognome, indirizzo email); dati relativi all'attività svolta tramite il Servizio (ore registrate, progetti, attività, eventuali annotazioni inserite dal Membro o dal Titolare). Il Responsabile non richiede né tratta, per queste finalità, categorie particolari di dati ai sensi dell'art. 9 del Regolamento; il Titolare si impegna a non inserire nel Servizio dati di tale natura.

Obblighi del Responsabile

• Tratta i dati personali degli Interessati unicamente su istruzione documentata del Titolare, salvo che sia diversamente previsto dal diritto dell'Unione o degli Stati membri cui è soggetto; in tal caso il Responsabile informa il Titolare, salvo che il diritto vieti tale informazione per rilevanti motivi di interesse pubblico.
• Garantisce che le persone autorizzate al trattamento si siano impegnate alla riservatezza o siano soggette a un obbligo di riservatezza legale.
• Adotta le misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate al rischio, ai sensi dell'art. 32 del Regolamento, come descritte nella Privacy Policy.
• Rispetta le condizioni per il ricorso a sub-responsabili di cui al successivo articolo "Sub-responsabili".
• Tenuto conto della natura del trattamento, assiste il Titolare con misure tecniche e organizzative adeguate, per quanto possibile, per l'adempimento dell'obbligo del Titolare di dare seguito alle richieste di esercizio dei diritti degli Interessati.
• Assiste il Titolare nel garantire il rispetto degli obblighi di cui agli artt. 32-36 del Regolamento (sicurezza, notifica di violazioni, valutazione d'impatto, consultazione preventiva), tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a disposizione del Responsabile.
• Su scelta del Titolare, cancella o restituisce tutti i dati personali dopo la cessazione del rapporto, e cancella le copie esistenti, salvo che il diritto dell'Unione o degli Stati membri preveda la conservazione dei dati, secondo quanto previsto all'articolo "Cessazione e restituzione o cancellazione dei dati".
• Mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi di cui al presente Accordo e consente e contribuisce alle attività di verifica, incluse le ispezioni, effettuate dal Titolare o da un altro soggetto da questi incaricato, secondo quanto previsto all'articolo "Verifica e audit".

Obblighi del Titolare

Il Titolare garantisce di avere una base giuridica idonea per il trattamento dei dati personali degli Interessati e per il loro affidamento al Responsabile, e di aver fornito agli Interessati l'informativa privacy richiesta dal Regolamento. Qualora gli Interessati siano propri dipendenti o collaboratori, il Titolare garantisce inoltre il rispetto della normativa applicabile in materia di controllo a distanza dei lavoratori, ivi compreso l'art. 4 della Legge n. 300/1970, prima di utilizzare il Servizio nei loro confronti.

Sub-responsabili

Il Titolare autorizza in via generale il Responsabile ad avvalersi dei seguenti sub-responsabili del trattamento per l'erogazione del Servizio:

• Aruba S.p.A. – hosting e gestione del database;
• Postmark (Wildbit LLC) e ActiveCampaign, LLC – invio di comunicazioni email legate al funzionamento del Servizio;
• Google Ireland Limited – servizio di analisi statistica (Google Analytics), attivo solo previo consenso ai sensi della Cookie Policy.

Il Responsabile impone a ciascun sub-responsabile, mediante contratto, i medesimi obblighi in materia di protezione dei dati previsti dal presente Accordo. Il Responsabile comunica al Titolare, con ragionevole anticipo, eventuali modifiche previste riguardanti l'aggiunta o la sostituzione di sub-responsabili, dando al Titolare la possibilità di opporsi motivatamente a tali modifiche.

Trasferimento dei dati al di fuori dell'UE

Alcuni sub-responsabili di cui all'articolo precedente sono soggetti alla legislazione di Paesi terzi rispetto all'Unione Europea. In tali casi, il trasferimento dei dati avviene nel rispetto delle disposizioni del capo V del Regolamento (artt. 44 e ss.), tramite decisioni di adeguatezza ove disponibili o, in mancanza, tramite le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea ai sensi dell'art. 46 del Regolamento.

Notifica di violazioni dei dati personali

In caso di violazione dei dati personali riguardante dati trattati per conto del Titolare, il Responsabile ne dà notizia al Titolare senza ingiustificato ritardo e comunque non oltre 48 ore dal momento in cui ne è venuto a conoscenza, fornendo le informazioni disponibili necessarie al Titolare per adempiere ai propri obblighi ai sensi degli artt. 33 e 34 del Regolamento.

Verifica e audit

Il Responsabile mette a disposizione del Titolare, su richiesta scritta, la documentazione ragionevolmente necessaria a dimostrare il rispetto degli obblighi previsti dal presente Accordo. Qualora tale documentazione non sia sufficiente, il Titolare può richiedere una verifica più approfondita, anche in loco, da effettuarsi previo preavviso scritto di almeno 30 giorni, con cadenza non superiore a una volta l'anno salvo diverso obbligo di legge o richiesta di un'Autorità di controllo, in orari concordati e senza interferire con l'attività del Responsabile. I costi di tale verifica sono a carico del Titolare, salvo che dalla stessa emergano violazioni sostanziali del presente Accordo imputabili al Responsabile.

Cessazione e restituzione o cancellazione dei dati

Alla cessazione del Piano Ensemble collegato al Team, per qualsiasi causa, i dati personali trattati nell'ambito del presente Accordo sono conservati per 90 giorni secondo quanto indicato nella Privacy Policy, decorsi i quali sono cancellati o resi anonimi, salvo diverso obbligo di legge. Durante tale periodo, il Titolare può richiedere l'esportazione dei dati contattando support@timecorder.net.

Legge applicabile e foro competente

Il presente Accordo è regolato dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia relativa alla sua interpretazione o esecuzione si applica quanto previsto all'articolo "Legge applicabile e foro competente" dei Termini e Condizioni.

Ultimo aggiornamento: settembre 2026